Учет рабочего времени и контроль сотрудников

Если это будет иметь такой эффект, то начну курить.

С той системой учета, которая есть сейчас, у меня нет на руках конкретных цифр. Вносить изменения в этот используемый программный продукт я не имею права. Я обязана им пользоваться, но для извлечения конкретной необходимой мне информации нужно убить очень много времени. Да и выше писала, что это может быть не информативно.
Собственник этого программного продукта не заморачивается таким "мелочами". Он предлагают схему мотивации сотрудников, которую я описала выше, когда все заработанное делиться поровну между всеми, не обращая внимание на то, что кто-то работает, а кто-то тянет время. Видимо в этой схеме мотивации тоже есть какая-то истина, предполагается, что коллектив сам избавиться от ненужных людей, распределяя между собой их долю заработка. Но по факту я пока не вижу таких движений.
Я пытаюсь найти другой более удобный способ учета обработанного времени, а через имеющуюся статистику можно было бы проверять полученные данные.

Я не знаю какие данные нужно предоставить. Попробую еще раз.
Условно есть 5 сотрудников и 10 клиентов у которых всего 50 заявок. Мне нужно, чтобы эти 5 человек обработали как можно быстрее это 50 заявок. Но у каждого сотрудника своя скорость обработки, общее количество заявок не уменьшиться, их так или иначе нужно будет обработать.
Допустим за обработку одной заявки (помимо фиксированной ставки) они получают 5 условных единиц. Сейчас мы считаем так: 50 заявок х 5 у.е. = 250 у.е. Делим их между количеством выполнявших работу поровну, каждый получит по 50 у.е. Но при этом по факту выходит, что из этих 50-ти заявок сотрудник1 обработал 22 шт, сотрудник2 - 7 шт, сотрудник3 - 5 шт, сотрудник4 - 2 шт, сотрудник5 - 14 штук. Все заявки были одинаковы по трудозатратам и сложности. Условия выполнения у всех тоже одинаковы.
И тут получается такая штука, сотрудник1 работает больше, чем другие, а получает так же. Я думаю что у него дальше 2 пути - либо тянуть время при выполнении заявки, чтобы не сделать больше, чем другие, либо работать с прежней скоростью, но тая в себе обиду на других. На данном этапе он никак не может выделиться, у него просто нет такой возможности. Чаще всего они выбирают первый путь и тогда 10 клиентов теряют кучу времени и в другой раз уже могут не прийти ко мне, потому как обработка их заявок затянется на неопределенный период.

Я же хочу дать сотрудникам возможность показать свои результаты и соответственно получать за свои достижения нормальную оплату. Я думаю, что так они смогут заработать больше, а я избавлюсь от лишних людей, которые просто просиживают штаны.

Пока качество - это скорость обработки, мне хотя бы этого параметра добиться. Допустим я знаю, что на обработку одной заявки нужно 5 минут. Они все однотипные, но кто-то ее обрабатывает за 5 минут, кто-то за 10-ть, а кто и 15 минут может тянуть.
Скорость обработки я знаю, т.к. сама когда-то занималась их обработкой, плюс какая-то общая статистика, которую удается вытащить с той системы учета, которая есть, хоть это и занимает много времени и сил.

 

Спасибо за ответ. Я до этого не могла понять к кому обратиться с такой задачей. Какого рода это должны быть консалтинговые фирмы? Это те, кто 1С продает?

 

Гуглите вот эти ключевики: описание бизнес-процессов, разработка стратегии, целей, KPI.

 

Я для этого и создала тему, чтобы понять к кому мне можно обратиться с таким вопросом. Скорее всего уже есть готовые решения, но я о них просто не знаю.
Менеджменту учусь по ходу работы, нанимать специально обученных людей мне пока не позволяет доход.

 

Ну наконец-то...
Ну так и плати ему больше, в чём проблема?

 

Прежде чем к ним соваться, наведи порядок в конторе, организуй бизнес.

 

Спасибо за развернутый ответ.

Пока приоритет на показатели, спрашивала как их можно учитывать не ставя сложные системы.
И то, что Вы написали о работе на оклад, то оно скорее всего так и есть, хочется изменить это.

Как называются эти специализированные компании по учету? Как их найти?

 

Прежде чем заводить автоматизированный учёт, поработай некоторое время на бумаге. Это даст тебе более чёткое представление, то ли ты делаешь в принципе, поможет найти огрехи в бизнес-процессах. А потом уже можно будет выстроенное переносить в АСУ.
Хотя...
Делай наоборот!

 

Проблема посчитать сколько он сделал. Я знаю только общее количество обработанных заявок. Чтобы узнать сколько он сделал лично, мне нужно это у него лично узнать или перерывать в общей системе все заявки и особо извращенным способом находить ФИО исполнителя или смотреть по камерам видеонаблюдения. Вот и спрашиваю как можно было бы сделать простую систему учета обработанных заявок по каждому лично. Для этого думала поставить комп и дать задание сотрудникам через сканирование вносить вечером туда данные о количестве обработанных лично заявок. Пришел, отсканировал те штрихкоды, которые были за день и получил по ним оплату.

 

Это сложно, да...
А если попробовать на листочке ставить палочки напротив фамилии менеджера?

 

Пытаюсь это сделать, самообразовываюсь по ходу

 

Ты слишком жесток к девушке, возможно она просто пришла в типичную российскую фирму и в шоке, как кам там люди вообще работают) Я участвовал в работе пары таких фирм и это ад... необразованный, отсталый в плане прогресса и упрямый владелец\рукль + ленивые сотрудники = веселый менеджмент)

 

Просить их писать штрих код на бумаге? Думаю, что это будет весело, потому как в конце дня это будут сотни штрих кодов. Хотелось бы хоть немного автоматизировать, чтобы они хотя бы в excel их вбивали или сканировали, сканер у них есть.

Вот и ищу для этого простое решение.

Люблю Ваши сообщения читать Если не узнаю что-то новое, то хоть улыбнусь.

 

А как это спасёт от некачественного менеджмента, отсутствия порядка, четких бизнес-процессов, распределения ответственности?

 

Читаю время от времени. Меня как-то зацепила теория ограничений системы. Но пока думаю начать с учета сделанного каждым сотрудников, чтобы понимать кто чем занимается и какой вклад вносит.

Это мечта, пока не сбыточная. Есть люди, которых очень хочется уволить, но не могу, потому как они создают видимость перед клиентами наличия сотрудников, а по факту тянут весь процесс 3-4 человека из 10-ти.

 

Не шути так Ларёк с полутора десятками человек.
Описанный тобой пиздец - это в средних и крупных конторах, а мелочь более изворотливая в плане перемен в управлении. Пока не поражена кумовством и пофигизмом верхов. Тут ситуация хуже, тут полное отсутствие понимания того, как нужно управлять своей "упряжкой". Вот что страшно...

 

Нормально, может я думать начну более продуктивно.
Я понимаю, что процессы сейчас не организованы, часто приходится втягиваться в рутину, чтобы сделать нужный объем работы, а времени на образование не остается. И так они и течет из дня в день.

 

Я где-то писал про ШК?
Пробуй прочитать мои посты снова, возможно по диагонали, если что не понятно, спрашивай, расшифрую )))

 

Ага! Порассказывай это мне. Ты ж купила тут пачку курсов по саморазвитию - значит время таки есть
Жаль, не купила книгу по менеджменту, но зачем она менеджеру, не так ли?