[Notion] Онлайн-офис для онлайн-школы [Asnotion]

Онлайн-офис для онлайн-школы [Asnotion]



Как систематизировать работу онлайн-школы?
Запусков становится всё больше, но вся коммуникация в чатах? Зашиваетесь в информации? Горят задачи отделов? Хотите освободить своё время?

Шаблон подойдёт вам, если:

• У вас онлайн-школа или продюсерский центр
• У вас большая база продуктов и вы регулярно делаете запуски этих текущих или новых продуктов
• Вы регулярно создаёте новые продукты, и вам нужна платформа, чтобы организовать их разработку
• Вам необходимо место, где вы будете размещать кейсы ваших студентов
• Вам критически важно отслеживать просроченные задачи

Онлайн-офис полностью покрывает требования по организации следующих бизнес-процессов:

• создание и доработка методологии образовательных продуктов
• запуск образовательных продуктов
• работа с подрядчиками
• найм и увольнение сотрудников
• адаптация новых сотрудников
• контроль сроков задач
• ведение планёрок
• сбор обратной связи по продуктам и публикация кейсов
• брейншторм, запись новых идей
• работа с кадрами
• база знаний + оргполитика компании
• личные кабинеты для каждого члена команды

Структура данного шаблона основана на базовом шаблоне Онлайн-офиса и взаимодействии с 5+ онлайн-школами. То, что есть внутри - облегчит вашу работу. Проверено.

К шаблону прилагаются инструкции по использованию и раздаче доступов сотрудникам.

Видео-обзор:


Что внутри?

Ведение запусков

• Вкладка "Активные" отображает все запуски в активной фазе - разработки или предоставления - так вы сможете удобно переходить к актуальным вам страницам в один клик!
• На вкладке "График запусков" вы увидите график своих запусков, где можно отслеживать их продолжительность, статус, а также видеть накладки и планировать новые проекты!

Cтраница запуска является основным рабочим пространством Онлайн-офиса, на которой собраны материалы, чек-листы и другие необходимые данные, отражены план-факт запуска.

Задачи по запускам имеют 2 основных отображения:

• "текущие задачи" и "выполненные задачи" имеют табличный вид, в которых выставлена дополнительная группировка задач по дедлайну
• "канбан запуска" - доска задач с группировкой по статусам

База продуктов - это хранилище информации об образовательных продуктах онлайн-школы. Она включает в себя такие параметры, как тарифы, запуски и статус.
С помощью этой информации менеджеры могут принимать решения о развитии продуктов, управлении тарифами и планировании запусков.

Отдельно хочется сказать о базе "Архитектура курса", в которой собирается вся структура образовательного продукта - все уроки по модулям, тезисы и результаты к ним, формат урока, дата проведения и статус доработки.

Личные кабинеты
Каждый личный кабинет содержит блок с ссылками на важные страницы, которые можно редактировать - например, добавлять новые, необходимые именно данному сотруднику.

Также на странице находится отображение общей базы задач, отфильтрованной персонально под сотрудника.

На вкладке "Мои задачи" можно отслеживать свои задачи и их статус выполнения, которые сгруппированы по возрастанию дедлайна.
А на вкладке "Мой архив" всегда можно найти свои выполненные задачи.

На вкладке "Мои задачи" можно отслеживать свои задачи и их статус выполнения, которые сгруппированы по возрастанию дедлайна.
А на вкладке "Мой архив" всегда можно найти свои выполненные задачи.

Страница для руководства
К этой странице есть доступ только у руководства и на ней представлены такие разделы, как:

1. HR
2. Менеджмент
3. Отчёты
4. Задачи

Внутренние документы
Для занесения документов в базу, в первую очередь, нам нужно составить эти документы в Word или аналогах и только затем внести их в базу. В таблицу выносим отдельные параметры: наименование, дату создания, PDF документа или общедоступную ссылку.

Учёт сотрудников
Какие задачи по учёту сотрудников можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

1. проведение приёма на работу/увольнения по чек-листу
2. прикрепление резюме, портфолио с кейсами
3. занесение сотрудника в базу
4. заполнение контактных и персональных данных
5. заполнение реквизитов для выплаты ЗП

Работа с подрядчиками
В этом разделе в Базе подрядчиков создаются карточки на каждого специалиста, в которых заполняются такие параметры, как контакты, стоимость и часы работы.

База "Ниши" представлена в виде галереи, на карточку которой выведено название ниши и количество имеющихся специалистов за счёт взаимосвязи с базой подрядчиков.

Взаимодействие с подрядчиками отражает финансовые операции по каждому специалисту. Статус транзакции (план-факт), дата, сумма, файл платёжки, возможность отметить подрядчика из базы, а также запуск, работы для которого он выполнял - это самые необходимые параметры для ведения данной базы.

Вкладки "Плановые оплаты" и "Фактические оплаты" отражены в виде таблиц, на каторых сразу видны все необходимые параметры по опреации, а на вкладке "Платёжный календарь" удобно планировать и контролировать оплаты.

Проведение планёрок
На странице планёрки удобно вести заметки по встрече и сразу же добавлять задачи и назначать их на исполнителей — так вы не забудете о договорённостях именно с этой встречи.

Какие задачи по проведению планёрок можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:

1. запись повестки встречи
2. запись итогов встречи
3. создание и назначение задач на исполнителей

Ввод нового сотрудника
Страница адаптации нового сотрудника содержит:

• приветственное слово от компании и её достижения
• стратегическую цель бизнеса и главный принцип работы

База знаний
Ваша корпоративная база знаний - это виртуальная мекка, в которую будут "ходить" сотрудники при любом удобном случае.

Здесь находятся как учебные материалы, полезные для изучения новыми членами команды, так и регламенты и другие документы оргполитики.

Банк идей от команды
В этом разделе каждый сотрудник может оформить свою идею или предложение.
Также, при желании, можно интегрировать Телеграм-бота с этой базой, если для команды такой способ фиксации идей привычнее и удобнее.

База кейсов учеников
Этот раздел позволяет компактно и удобно накапливать галерею кейсов учеников. Теперь не нужно заваливать лида ссылками на папки в гугл-диске или создавать отдельный сайт, который сложно поддерживать. Все изменения вносятся прямо в Notion и обновляются в режиме реального времени.

Тариф Самостоятельный

• создание и доработка методологии образовательных продуктов
• запуск образовательных продуктов
• работа с подрядчиками
• найм и увольнение сотрудников
• адаптация новых сотрудников
• контроль сроков задач
• ведение планёрок
• сбор обратной связи по продуктам и публикация кейсов
• брейншторм, запись новых идей
• работа с кадрами
• база знаний + оргполитика компании
• личные кабинеты для каждого члена команды

+ схема баз данных для навигации по системе (скоро)

Скрытая ссылка