Автоматизированная система для управления закупками в 1с [min-max.pro]

Складчина: Автоматизированная система для управления закупками в 1с [min-max.pro]

Помощник закупок min-max
​

Многофункциональная система для автоматизации отдела закупок, прогнозирования спроса, оптимизации товарных запасов и интерактивной работы с поставщиками. Совместима с 1С УТ 8.2, 8.3, 10.3 и 11, Комплексная автоматизация 1 и 2, УПП и ERP, в том числе версии для других стран (Украины, Казахстана и Белоруссии). В ограниченном объеме поддерживается Розница 2.

Возможности – 19 в 1:

• Автоматический заказ поставщику в 1с. Размещение заказа поставщику или заявки на перемещение товаров с центрального склада автоматически
• Перемещение товаров в 1с между складами. Внутреннее перемещение товаров с учетом спроса и остатков, автозаказ поставщику для всех магазинов
• Балансировка остатков между филиалами. Обеспечение складских потребностей за счет выравнивания остатков товара между магазинами
• Пополнение от соседей. Автоматически перемещение товара, оттуда где он в излишке, туда где он в дефиците
• Анализ продаж в 1с. Отчет по анализу продаж в 1с по периодам, объему неликвидных запасов и текущему товарному запасу
• ABC анализ продаж в 1с. ABC классификация в 1с: определяет товары, которые приносят максимальную прибыль и подсказывает, когда заказывать и сколько
• Автоматический учет сезонности продаж. Позволяет выводить коэффициент сезонности прямо в отчет 1с и учитывать сезонность в прогнозе продаж
• Управление ассортиментом и товарными запасами. Функционал для категорийного менеджмента: показывает остатки и SKU, следит за допустимыми пределами и устанавливает лимиты
• Система мониторинга неликвидов в 1с. Отчет по неликвидам в 1с: выявляет неликвидные товары с высокой точностью
• Автозаказ по расписанию. Функция автоматического запуска формирования отчета по расписанию

Основные возможности помощника закупок для 1С (Май 2019)

​

• Работа с аналогами товаров в 1с. Позволяет использовать аналоги при автозаказе товара и в основных отчётах 1с
• Установка цен номенклатуры в 1с. Позволяет изменять цены, рассчитывает средневзвешенную цену и наценку на товар прямо из отчета в 1с
• Загрузка прайсов в 1с. Поиск поставщика с лучшей ценой: загрузка прайс-листов в 1с, анализ и сравнение цен
• Поиск по прайсам поставщиков. Ищет товары сразу по всем прайсам поставщиков в режиме одного окна
• Выгрузка в прайс поставщика. Возможность присылать заказы поставщикам через заполнение колонки заказ в их прайсах автоматически
• Система сбора цен поставщиков. Рассчитывает потребность в товарах, отправляет запросы, загружает ответы в базу и ищет лучшие предложения
• Подсвечивание проблемных ситуаций. Выделяются позиции, которые требуют особого внимания менеджера по закупкам
• Асинхронный запуск. Формирование отчета в фоновом режиме позволяет продолжать работу в других формах
• Отправка заказа на почту поставщика. Позволяет выгрузить отчет в Excel или отправить его в письме поставщику

9 особенностей работы с интерфейсом
Группировки и итоги
Строки в отчёте можно сгруппировать различными способами:

• по папкам
• по товарным категориям
• по поставщикам или подразделениям.

По большинству показателей будут выведены сводные итоги. Например, можно увидеть общие продажи или остатки по поставщику, количество различных SKU по подразделению, сумму излишка по группе товаров.

Группировка по категориям используется, если закупщика не устраивает то, как разбиты товары по папкам в его организации, он может разбить их сам. Также по категории можно выставлять ассортиментные квоты и производить расчёт сезонных коэффициентов.

Спойлер: Группировка по категориям

Показатели, которые можно изменять из помощника закупок:

• Основной поставщик
• Товарная категория
• МИН, МАКС, объем заказа, срок поставки, неснижаемый остаток
• Статус товара (активный, на вывод)
• Кратность заказа у поставщика и кратность перемещения
• Цена закупки, цена продажи, наценка
• Текущее перемещение, текущий заказ поставщику

Эти показатели можно менять группой: выделить сразу несколько ячеек и ввести одно значение для них всех, например поменять наценку сразу на несколько товаров.

Запись промежуточных результатов

Вы можете сохранить результаты своей работы и продолжить её позже, через несколько часов или на следующий день. Для этого, в любом момент после формирования отчёта нужно нажать кнопку "Записать". Всё, что вы видите на экране будет сохранено в базе со всеми вашими ручными изменениями: сформированные таблицы (обычная и матрица), товары к заказу поставщику и все настройки.

Быстрые фильтры

После того, как отчет выведен, можно быстро отобрать в нём нужные вам строки, используя фильтры.
Аналогичные фильтры можно использовать в отборах для работы с новинками, самыми продаваемыми товарами или неликвидами.

Спойлер: Быстрые фильтры

Управление колонками

Всего в помощнике закупок доступно более 40 показателей:

• Инфо по товару: артикул, код, наименование, шрихкоды, коды поставщиков, аналог, сегменты, любой основной или дополнительный реквизит товара.
• Анализ продаж: продажи, остатки, количество сделок, средний чек, дней наличия, ABC-XYZ класс, коэфф. вариации, в продажи помесячно за предыдущий период или год к году, сезонные коэффициенты, дней с последней продажи, дней с первого поступления, скорость продаж
• Цены: закупочная, розничные, лучшая цена поставщика
• Анализ остатков: количество штук, количество SKU, сумма остатков, срок для распродажи, количество остатков, сумма излишков, срок с момента поступления партии, резервы, заказы покупателей

Спойлер: Управление колонами

Отображением колонок можно управлять через настройки отчёта (скрыть или показать новые). А скрыть колонку можно двойным кликом по её названию в отчёте.

Ширина колонок рассчитывается автоматически, на основании данных в ячейках. Эту ширину несложно изменить, схватив и сдвинув мышкой границу колонки. Запомнить установленную вручную ширину колонок можно через пункт меню "Запомнить ширину колонок". Возвращается автоматический расчёт размера с помощью пункта "Восстановить ширину колонок".

Вывод изображения товара

Изображение помогает визуально понять, что за товар перед вами, когда его наименования недостаточно.

Спойлер: Вывод изображения товара

Итог по выделенным ячейкам

Итоговую сумму заказа отображается сразу в отчете. А при выделении нескольких строк товара, можно мгновенно узнать их сумму.

Спойлер: Итог по выделенным ячейкам

Вывод исходного заказа поставщику

Количество, которое система рекомендует заказать у поставщика можно редактировать. Когда изменено уже множество строк, вспомнить, что предлагала система и на что исправили это значение мы уже нереально. При изменении количества к заказу, в ячейке появляется примечание, в котором хранится исходное значение. Всегда можно увидеть рекомендованный заказ.

Подсвечивание проблемных позиций и новинок

Программа выделяет ярким цветом те позиции, которые требуют особого внимания менеджера по закупкам: новинки, нулевые остатки, неликвиды и залежавшийся товар.

7 самых популярных функций

Если по-началу помощник был лишь вспомогательным средством для закупщика (дополнительным модулем для автозаказа), который позволял снизить количество рутинных операций при формировании заказа поставщику, то сейчас – это целая автоматизированная система, с помощью которой можно анализировать продажи, делать перемещения между складами и филиалами, работать с поставщиками и многое другое.

Помощник оброс таким количеством функций, что сейчас закрывает большинство потребностей, связанными с закупками. За 5 лет min-max.pro из простого отчёта превратился в отдельную подсистему для 1с. Количество основных функций перевалило за 19. А мелкие доработки исчисляются сотнями.

Какой-то частью функций пользуются единицы пользователей, и они специфичны для конкретных случаев. А есть основной функционал, который ежедневно используется большинством наших клиентов. На основании мнения пользователей мы собрали ТОП-7 самых востребованных функций помощника

Автозаказ у поставщика

Несмотря на широкую палитру возможностей, основной функцией так и остался автоматический заказ поставщику в 1с. Программа формирует заказ, если остаток товара опустится ниже точки заказа. При этом и сама точка и объем заказа рассчитывается автоматически на основании продаж и сроков поставки. Естественно, сохраняется возможность вручную изменить рассчитанные автоматически значения.

Прогнозы строятся с учетом сезонности, истории продаж, сроков поставки, учитываются резервы и остатки, исключаются крупные оптовые и тендерные продажи.

Автоперемещение

Второй по значимости функцией помощника являются внутреннее перемещение товара в 1с. За последний год её возможности сильно расширились. Теперь перемещения между филиалами можно осуществить множеством способов:

• автоматически перемещать товары из центра в магазины (по потребностям магазинов);
• автоматически перемещать излишки туда, где этот же товар находится в дефиците
• автоматически пополнять товары распределительного центра (для дальнейшего перемещения в магазины);
• автоматически выравнивать остатки между магазинами (проводить балансировку), возвращать излишки из магазинов в центр;
• вручную возвращать товар из магазинов в центр;
• вручную перемещать товары между магазинами;
• автоматически и вручную формировать заказ поставщику напрямую в каждый магазин

Аналитика

Ещё одна востребованная функция помощника – анализ продаж. В одном месте собрана информация о продажах, текущем товарном запасе, объеме неликвидных товаров. В суммовом и количественном выражении эти показатели можно видеть по группам или конкретным товарам по всем филиалам, либо по каждому в отдельности.

Поэтому отчет используется не только отделом закупок, но и коммерческими директорами.

Работа с неликвидами

Сейчас многие компании отмечают проблемы со свободными деньгами: часть клиентов перестали платить или пытаются отсрочить платежи. Но всё же остаются и те, кто продолжают закупать товары несмотря на кризис. Выручка сократилась, но работать и платить поставщикам все равно надо.

В такой ситуации можно использовать скрытые резервы в виде неликвидов. Стоит сформировать их список, понять, каков их объем и что можно предпринять. Если неликвидов много, это признак плохо выстроенного процесса закупок, нужно во-первых, задуматься о внедрении системы автозаказа, во-вторых проанализировать список, решить что с ним сделать и дать соответствующие поручения, в-третьих — сформировать отчет через месяц, убедиться, что лёд тронулся и объем неликвидов стал уменьшатся.

Помощник закупок формирует список неликвидов, позволяет назначить на них скидку, установить произвольное свойство (чтобы анализировать их в других стандартных отчётах 1С), перераспределить между филиалами или вернуть в центр.

Отчет по списку неликвидов может автоматически формироваться и отправляться на почту директору и ответственному. Таким образом можно наладить регулярный мониторинг неликвидов, чтобы держать ситуацию с ними под контролем.

Востребованность обеих функции среди пользователей системы выросла в последнее время.

Загрузка прайсов

Автоматизируя отдел закупок, также необходимо оптимизировать и работу с поставщиками. Это отдельный мир, в котором процессов не меньше. Главной проблемой всегда является работа с прайсами. Она занимает львиную долю всего рабочего времени. Здесь кроются множество ошибок и просчетов.

Помощник снабжен модулем для загрузки цен и остатков поставщиков в базу, подбора поставщиков по минимальной цене. Для поиска товара сразу по всем прайсам поставщиков используется модуль "Поиск по прайсам". Загрузка прайсов встроена во все версии помощника закупок, её не нужно докупать отдельно. Сейчас поддерживается только ручная загрузка из файлов формата MS Excel. В скором времени (не позднее лета 2020) появится полностью автоматическая загрузка прайсов с электронной почты, прямых ссылок, FTP-ресурсов, парсинга или API сайтов поставщиков. Также будет поддерживаться загрузка прайсов в формате YML.

Выгрузка в прайс поставщика

Ёще одна полезная функция помощника – это выгрузка в прайс поставщика. Вроде бы мелочь, но очень экономит время и поэтому попала в наш ТОП.

Многие поставщики требуют, чтобы заказ прислали в колонке их прайса. А в прайсе легко может быть больше 3000 строк и закупщик, которому нужно разнести 100 строк своего заказа, тратит кучу времени, которому можно найти куда более полезное применение.

Выгрузка в прайс позволяет быстро автоматически заполнить колонку "заказ" непосредственно в прайсе поставщика при формировании заказа.

Установка цен

Замыкает наш ТОП-7 самых востребованных функций помощника по мнению его пользователей – возможность устанавливать цены в помощнике прямо из отчета. Эта возможность вскользь упомянута при описании неликвидов, но изменять цены нужно не только у них. В большинстве предприятий менеджер по закупкам давно по факту является категорийным менеджером. Т.е. отвечает не только за закупку, но и за продажу этого товара. А значит и назначает цену на него. Очень удобно это делать, не "отходя от кассы" в тот же момент, когда производится анализ ассортимента или заказ поставщику.

Не нужно переключаться между помощником и документом "Установка цен". В одном месте видны продажи, остатки, залежалость, текущая наценка, закупочная и продажная цена. И здесь же есть возможность установить новую цену, а затем перенести все изменения в новый документ "Установка цен номенклатуры" одной кнопкой.

Внимание складчина под УТ 10.3 ВЕРСИЯ "PRO" БЕЗ ОГРАНИЧЕНИЯ ПО ПК!!

Продажник