[1С] Управление IT-отделом

Складчина: [1С] Управление IT-отделом

Порядок в своей работе и голове!​

• Все заявки и инциденты от пользователей в программе. Ничего не забудем.
• Контроль закупок и оплат. Не оставим бухгалтерию без картриджей в неподходящий момент.
• Учет компьютеров и комплектующих. Мы будем знать все про оборудование.
• Всегда и все знаем про ремонты и обслуживание. Что и когда ремонтировалось.
• Можем спрогнозировать расходы и распределить бюджет. Не тратим деньги не по назначению.
• Единая точка контакта IT-службы со всем остальным миром. Сосредоточимся только на программе, а программа ничего не забудет.
• Вся информация всегда под рукой, даже когда вы не в офисе. Программа поможет хорошо выполнять работу.
• Станьте ценным сотрудником, который все знает и ничего не забывает.

Спойлер: Описание

Service Desk​

​

Служба Service Desk (Help Desk) всегда должна быстро и оперативно реагировать на инциденты и задачи пользователей. Если Вы находитесь на этой станице, то наверняка, Вас что-то не устраивает в вашей текущей схеме работы отдела или вашей компании, которая занимается обслуживанием. Наша система позволит Вам держать "руку на пульсе" IT-подразделения, быстро реагировать на события и создаст единую точку контакта с Вашими клиентами. Возможности системы в этой части очень широкие и при правильном подходе позволят полностью закрыть все Ваши потребности. Возможности системы:

• Пользователи Вашей компании смогут самостоятельно обращаться и создавать задачи (инциденты) как через Web-интерфейс, так и посредством обращения на почтовые ящики службы поддержки. Если же у Вас есть сотрудник, который принимает и распределяет задания, конфигурация позволит это ему делать.
• При созданий заданий на основании входящих писем на электронный ящик службы поддержки происходит автоматическое определение исполнителей. Причем, конфигурация умеет определять это новое задание или переписка по уже существующему заданию.
• Все ИТ-процессы вашей компании можно вести в конфигурации с возможностью настройки этапов исполнения (шагов ведущих к завершению) и автоматического назначения исполнителей.
• Этапы заданий для удобства визуально отличаются (цвет, фон, иконка, состояние). Просто взглянув на список заданий Вы будете видеть общее состояние дел.
• Если задача большая, разделите ее на подпроцессы и раздайте своим подчиненным или другим сотрудникам.
• Можно прикрепить к заданию скриншоты и произвольные файлы, либо пользователь сам из конфигурации сможет сделать скриншот и самостоятельно вложить его в задание.
• Вам будет доступны как собственные задания, так и задания своих подчиненных сотрудников. Подчиненные сотрудники будут видеть только те задания на которые у них есть права. Инициаторы будут видеть только свои задачи.
• Если в процессе решения задания нужны будут уточнения, Вы можете обмениваться с пользователями сообщениями в задании. Это позволит всегда иметь переписку и помнить, что было раньше обещано или согласовано.
• Если при переписке Вам нужно задать вопрос по заданию другому сотруднику, добавьте его в наблюдатели задания и он сможет участвовать в переписке. Причем можно переписываться с наблюдателями минуя и не оповещая инициатора задания - между наблюдателями и исполнителем. Это позволит уточнять что-то минуя инициатора, ему необязательно знать какие-то технические термины и детали решения.
• Работаете по методике Канбан или Скрам? Программа поможет Вам! Задачи будут представлены в виде удобной таблицы и помогут оперативно решать задачи.
• Гибко управляйте оповещениями по заданию (e-mail, sms, напоминания). Механизм правил событий позволит настроить для Вас гибкие и настраиваемые уведомления.
• Настройте контроль всех изменений в задании. Вы всегда сможете увидеть, что было в тот или иной момент времени с заданиями.
• Решили задачу? Отлично! Добавьте решение в базу знаний из задания. В следующий раз исполнитель будет знать как решать подобную задачу.
• После выполнения задачи, настройте возможность оценки качества выполнения задания инициаторами. Это поможет вам определять как работают ваши подчиненные и позволит сотрудникам, которые создают задания "изливать душу", избавит от накопленного негатива, ну и держать службу поддержки в тонусе.
• При работе с заданиями Вы получите большие возможности по анализу выполненных/невыполненных/просроченных заданий. Анализируйте и принимайте управленческие решения. Медленно работает сотрудник первой линии поддержки? Накажите. Кто-то выполняет в два раза больше заданий? Дайте премию. Какой-то сотрудник компании создает 50% всех заданий? Сформируйте отчет "Топ инициаторов" и вывесите у себя в кабинете, страна должна знать героев в лицо.
• Если работаете по методике ITIL, конфигурация даст все инструменты и цифры с показателями, а так же позволит работать с использованием SLA.
• Есть задачи, которые выполняете по расписанию? Это могут быть оплаты, планирование и т.д. Создайте регламентные (повторяющиеся) задания по шаблону с заданным расписанием и задания будут создаваться автоматически. Это не нужно контролировать все будет сделано без Вас.
• Планируйте рабочего времени сотрудников и сравнение его с фактическим отработанным.
• Используйте все возможности подсистемы "Service Desk" и все будет у Вас работать как часы.

Учет компьютеров, оборудования и комплектующих​

Помимо подсистемы Service Desk, есть возможность вести учет компьютеров и оборудования и всего остального (компьютерные столы, стулья, специфическая номенклатура и т.д.). Все документы связаны в единый комплекс, а работа с ними сделана максимально удобно. Все документы устроены так, что позволяют создавать взаимосвязанные цепочки движения оборудования. Можно увидеть историю состояний и где у кого это оборудование находилось. Если Вас попросил директор добавить в компьютер бухгалтера дополнительную память, то вам не составит особого труда узнать, а где есть свободная память, или у кого можно одну планку безболезненно снять. Подробнее о возможностях:

• Отражайте все операций на местах хранения (Поступление, Перемещение, Списание, Инвентаризация, Сборка (комплектация), Разбиение комплекта). Кроме оборудования можно работать так же и с сопутствующей номенклатурой (телефоны, СИМ-карты, мебель ИТ-отдела и т.д.)
• Программа позволяет вести количественный и суммовой учет номенклатуры по материально-ответственным лицам (МОЛ). За каждым местом хранения (не важно что это склад, или рабочее место) есть возможность закрепить ответственного сотрудника. Кроме этого можно за каждым рабочим местом закрепить ответственного сотрудника ИТ-отдела (когда в организации разные люди обслуживают разные подразделения).
• Работа с вспомогательным оборудованием (работа со сканером штрих кодов, ТСД). Для Вас это будет удобно: наклейте паспорта рабочих мест и отсканировав штрих код в программе, Вы уже будете знать все об оборудовании.
• Импортируйте данных о составе оборудования из популярных программ: Everest, AIDA64, WMI.
• Привязывайте рабочие места к схемам помещений. Это удобно.
• Конфигурация ведет учет серийных и инвентарных номеров, а так же характеристик номенклатуры. Найти любое оборудование и его характеристики - очень просто.
• Возможность вести учет сразу по нескольким организациям.
• Учет программного обеспечения и лицензий с возможностью просмотра информации об истечении сроков их действий и срока их обновлений.
• Учет ПК и характеристик оборудования.
• Учет логинов и паролей пользователей.
• Хранение прав доступа пользователей в программах.
• Загрузка изображений номенклатуры из интернета.

Заказ оборудования сотрудниками, заказ у поставщиков и контроль оплат заказов​

Часто забываете забрать, что-то важное у поставщиков? Не можете удержать в голове что, кому надо купить и кто, что заказывал из сотрудников? Часто, информации много и всего не упомнить. Фиксируйте все заказы поставщикам в нашей конфигурации. Заказ связан с цепочкой документов заданий от сотрудников, поступлений и оплат. В форме заказов будет видно, что оплачено, а что нет, что приехало на склад частично или полностью. Если же у Вас тендерная система - можно создать несколько заказов от разных поставщиков и оставить тот, который будет с минимальной ценой.
Экономьте свое время, ведите контроль оплаты и поставки оборудования. То, на что уходило много времени, сейчас будет решаться за минуты.

Обслуживание и ремонт компьютеров и оборудования​

Оборудование иногда ломается, его необходимо периодически обслуживать. Конфигурация позволяет вести учет ремонтов как собственными силами - силами отдела, так и сторонними компаниями. Если оборудование отдали куда-то на ремонт, Вы видите у кого оно и никогда не забудете где оно. Из важных особенностей, которыми обладает программа:

• Проведение обслуживания, как собственными силами, так и силами сторонних организаций.
• Оплата и контроль услуг сторонним организациям за ремонт и обслуживание.
• Обслуживание на рабочем месте, где произошла проблема и отражение этого факта в программе.
• Учет расходных материалов и контроль количественных показателей оборудования (количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов и т.д.)
• Возможность во время обслуживания и ремонта быстро докупить, списать, переместить на склад, установить со склада комплектующие.

Бюджеты, план/фактный анализ доходов и расходов​

Так же в конфигурации есть блок по работе с денежными средствами (контроль оплат поставщиков) и бюджетирование с план-фактом расходов. Бюджетирование - мощный механизм, который позволяет планировать расходы на периоды в будущем (по месяцам, по кварталам, по полугодиям и по годам).

• Учет фактических расходов с привязкой к бюджетам и периодам бюджетов выполняется с помощью документов складского блока и ремонтов.
• План-фактный анализ расходов.
• Взаимодействие с заказами поставщику в части оплат.

Схематичное расположение оборудования в помещениях​

Бывает так, что сотрудники Вашей компании увольняются. Что делать когда "старый" сотрудник устанавливал кучу оборудования, но не понятно где оно? Как быть со схемами и разводкой сетей? Все просто! Ведите все схемы и расположение оборудования на схемами. В них можно прикрепить ответственных и установить оборудование. При необходимости можно открыть карточки оборудования и увидеть все схематично. Увольнение ответственных сотрудников не будет столь болезненным, так как все будет зафиксировано в программе и новый человек быстро войдет в курс дела.

Учет времени загрузки сотрудников. Наряды на работы, листы учета рабочего времени.​

При выполнении Вашими сотрудниками заданий, фиксируется время работы над заданием. Все считается автоматически. Вы будете понимать кто на "ерундовые" задачи тратит много времени, а кто действительно работает. Хронометраж позволит фиксировать ВСЕ работы сотрудников детализируя их. Если же Вы аутсорсинговая компания, можно вести учет затраченных часов на клиентов в листах учета рабочего времени используя наряды на работы и задания.

Учет показателей работы оборудования​

Если необходимо вести учет каких-то счетчиков оборудования, Вам придет на помощь подсистема работы с показателями. Она позволит фиксировать сколько листов бумаги было напечатано, сколько заправок картриджей было осуществлено и т.д. По показателям можно предугадать, какие расходы ждут организацию (в части печати, например), и не допустить нехватки чего-то в будущем. Так же возможен контроль печати документов сотрудниками на служебных МФУ и принтерах, чтобы они не пользовались печатью в личных целях.
В комплекте с программой есть скрипт, который позволит автоматически загружать данный используя данные сервера печати.

Обмен с типовыми конфигурациями 1С с помощью универсального формата​

Фирма "1С" для своих типовых конфигураций разработала универсальный формат обмена данными, который позволяет обмениваться информацией конфигурациям между собой. В нашем решении реализован подобный обмен, который поможет загружать и выгружать справочные данные.

Взаиморасчеты с поставщиками и покупателями​

Важной частью любого учета являются взаиморасчеты с нашими поставщиками и покупателями. Часто появляется необходимость в денежном контроле кто кому сколько должен. Обычно это все фиксируется в бухгалтерии или еще где-то и мы часто вынуждены обращаться к бухгалтерам, чтобы выяснить задолженности и запросить счета на оплату у поставщиков. Это отнимает драгоценное время, которое так же можно сэкономить, если подгружать из бухгалтерских выписок все в нашу собственную базу, чтобы потом анализировать взаиморасчеты без посторонней помощи.

Взаимодействия и оповещения. Правила событий​

Конфигурация содержит механизмы для хранения и упорядочивания взаимодействий сотрудников IT-отдела со всеми (другие сотрудники организации, поставщики, организации подряда, внешние клиенты и т.д.). Под взаимодействиями понимается:

• Учет входящих и исходящих звонков, а также их планирование.
• Встроенный почтовый клиент. Учет входящих и исходящих электронных писем с возможностью привязки писем к объектам конфигурации.
• Планирование встреч.
• Отправка и информирование сотрудников и контрагентов с помощью SMS-сообщений из конфигурации.
• Прочие взаимодействия.

Так же эта подсистема используется при работе в Service Desk, когда происходит изменение задания (назначается исполнитель, меняется этап и т.д.) создаются уведомления, которые отправляются инициаторам. Правила событий - это целый комплект средств, который позволяет задействовать гибкие уведомления при изменениях данных и при наступлении каких-то событий (просроченное задание, подходит к концу срок полезного использования оборудования и т.д.). Эти механизмы существенно упрощают работу и помогают в повседневной жизни.

Управление накопленным опытом (база знаний). Документация​

Любую документацию, если она часто используется, или если с ней Вы можете столкнуться в будущем, может быть отражена в базе знаний. Там можете располагать статьи, документы, инструкции, шаблоны, документацию... Это позволит систематизировать разномастную информацию в одном месте и использовать ее. Накопленный Вами опыт не пропадет, Вы всегда сможете вернуться к нему и ничего не забыть.
Подсистема может быть использована так же в связке с инцидентами. Возникла проблема - отразите ее решение в базе знаний, может быть завтра пользователь уже не задаст этот вопрос и не столкнется с подобной проблемой.

Собственные, пользователей и общие логины и пароли​

Хотя логины и пароли - это конфиденциальная информация, но часто есть, что-то, что необходимо знать всем. Например, учетные записи личного кабинета организации, доступ к роутерам, к другим учетным записям клиентов и т.д. Используйте эти механизмы, когда необходимо это все свести в одно место. Можно хранить как собственные логины и пароли, так и создавать общие, тогда их будут видеть все. Так же разграничьте права, кому нельзя видеть пароли.

Анкетирование и тестирование сотрудников​

Часто в организациях именно IT-служба является лейтмотивом проводимого тестирования или анкетирования. Конфигурация имеет прекрасный механизм, который позволит Вам это сделать. Можно как провести тестирование/анкетирование, так и потом проанализировать результаты. Либо используйте эту подсистему для приема на работу в ваш штат составив тест для новичков, который позволит отсеять не квалифицированных сотрудников.

Штрихкодирование и паспорта рабочих мест и оборудования​

Процесс идентификации и поиска истории оборудования может занимать длительное время, паспорта рабочих мест и этикетки для оборудования предназначены для того, чтобы можно было распечатать данный со штрихкодом, прикрепить к оборудованию, а в будущем, при необходимости, быстро его найти. Программа позволяет выполнять все эти шаги.

Справочник телефонов сотрудников​

Очень часто в организации необходимо создать общий телефонный справочник. Как правило - это файл Excell, который дублируется и в конце концов, становится не понятно, где оригиналы, а где его копии. Конфигурация позволяет организовать телефонную книгу по контактам организации и работать с ней как из программы, так и с помощью HTTP-сервиса, который отображает HTML-страничку с телефонной книгой.


Причины купить

Заключение
Конфигурация работает на платформе не ниже 1С:Предприятие 8.3.8 и выше, а так же может работать через Web-интерфейс, так как разработана с использованием технологий управляемых форм.
Конфигурация разработана с использованием 1С:Библиотека стандартных подсистем и 1С:Библиотека подключаемого оборудования 8.

Что входит в цену, которая указана? Отвечаем: это полная поставка конфигурации, без ограничений, никаких дополнительных ключей конкретно на нашу конфигурацию покупать не нужно. Единственное, что необходимо - это лицензия на 1С:Предприятие и клиентские лицензии на платформу (понятное дело если у Вас уже есть, к примеру, "Бухгалтерия Предприятия 8", или "Зарплата и Управление Персоналом 8", то это не проблема, лицензии(я) у Вас уже есть).
Стоимость включает бесплатную полугодовую поддержку и получения обновлений! Лицензия без ограничений в пределах одной локальной сети.*

Наша конфигурация постоянно совершенствуется и обновляется. Мы работаем над ее совершенствованием, добавляем новый функционал, устраняем найденные ошибки и неточности. Стараемся угодить каждому клиенту в разделе "Новости" вы можете увидеть как часто мы выпускаем обновления. Предлагаем Вам подписаться на новости конфигурации, чтобы всегда быть в курсе последних событий.

Спойлер: Продажник